Business Process Reengineering (BPR)

Nahezu alle Märkte zeichnen sich durch eine hohe Dynamik, komplexe Produkte und immer kürzere Produktlebenszyklen aus. Vorteile gegenüber Konkurrenten lassen sich nicht mehr durch Investitionen im herkömmlichen Sinn wie Forschung und Entwicklung, Automatisierung oder Modernisierung erzielen. Der Erfolg im Wettbewerb hängt vor allem vom Zusammenspiel der Unternehmensführung und Mitarbeiter ab, sowie der Wirkung auf den Kunden nach außen und umgekehrt.

Unternehmen der Old Economy müssen hierzu ihre traditionellen Organisationsstrukturen überarbeiten, denn diese haben die Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit erreicht. Diese Prozesse münden in einem umfassenden Business Process Reengineering (BPR) hin zu einer flacheren Unternehmensorganisation. BPR ist ein fundamentales Überdenken und radikales Redesign von Unternehmen oder wesentlichen Unternehmensprozessen. Das Resultat sind entscheidende Verbesserungen in heute wichtigen und messbaren Leistungsgrößen in den Bereichen Kosten, Qualität und Zeit. Die Anforderungen an die Unternehmen haben weitreichende Konsequenzen auf deren Aufbau- und Ablauforganisation:

• Mehrere Stellen werden zusammengefasst, es entstehen multifunktionale Arbeitsplätze.
• Mitarbeiter fällen Entscheidungen.
• Die einzelnen Prozessschritte werden in eine natürliche Reihenfolge gebracht.
• Es gibt mehrere Prozessvarianten.
• Die Arbeit wird dort erledigt, wo es am sinnvollsten ist.
• Aus integrierten Prozessen ergeben sich multidimensionale Berufsbilder, denen eine Organisation auf der Grundlage von Prozessteams am besten entspricht.

Lernende Organisation als einziger dauerhafter Wettbewerbsvorteil

Eine prozessorientierte Unternehmensorganisation ermöglicht weitestgehend ein unmittelbares Reagieren auf den Markt. Dazu ist es aber erforderlich, Lern- und Erneuerungsprozesse in den Unternehmensablauf mit einzubeziehen. Man spricht in diesem Fall von organizational learning. Mit einem Wissensmanagementsystem lässt sich sowohl das gesamte Wissen als auch der komplette Wissenskreislauf eines Unternehmens abbilden und steuern:

• von der Bereitstellung von Wissen
• über die Verteilung und Nutzung von vorhandenem Wissen
• bis hin zur Generierung von neuem Wissen.

Oftmals sind hierbei aber die Anwender mit einer unüberschaubaren Datenflut konfrontiert, die gerade die wesentlichen Inhalte erst nach mühsamer und zeitraubender Durchsicht preisgeben. Wahre und falsche, wichtige und belanglose Informationen stehen unvermittelt nebeneinander und müssen von jedem Anwender neu gewichtet werden. Für ihre täglichen Entscheidungsprozesse benötigen Mitarbeiter aber einen einfachen Zugriff auf die für sie relevanten Informationen und Daten.

Mit einen Webbrowser erhalten die Mitarbeiter über das Intranet des Unternehmens rechtegesteuert den direkten Zugang zum System und können gezielt auf alle internen und externen Wissensinhalte zugreifen. Die Oberfläche des Portals ist individuell konfigurierbar und stellt immer genau das Wissen zur Verfügung, das in einer konkreten Situation benötigt wird – aufgabenorientiert, zeitnah und ortsunabhängig. Indem die angebotene Menge an Informationen reduziert wird, erhöht sich ihre Qualität und es verringert sich deutlich die für die Suche aufgewandte Zeit.

Eine leistungsfähige Suchmaschine liefert stets optimale Ergebnisse. Aktive Agenten, auf der Basis von Push-/ Pull-Technologie informieren die Mitarbeiter automatisch und individuell über jede relevante Änderung des Wissensbestandes. Dringende Mitteilungen oder interessante Neuigkeiten erscheinen auf der Eingangsseite des Portals in einem Newsticker. So wird die Gefahr einer Informationsüberflutung wirkungsvoll beseitigt.

Dynamisches Wissen durch intensive Kommunikation

Wissen im Unternehmen entsteht primär aus der intensiven Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Erst der Austausch von Informationen zwischen Menschen vor dem Hintergrund ihres Erfahrungs- und Wissensschatzes generiert neues Unternehmenswissen.

Ein Wissensportal stellt Kommunikationsbereiche zur Verfügung, die es allen Mitarbeitern ermöglichen, ihre Erfahrungen und Ideen zu teilen. Kommunikationsdienste wie E-Mail, Chat oder Videokonferenz tragen so dazu bei, anstehende Aufgaben zielgerichtet zu lösen.

Jeder Mitarbeiter kann direkt zu einem Thema ein Dialogforum eröffnen, eine Erklärung abgeben oder eine Frage stellen. So bilden sich schnell abteilungsübergreifend und ortsunabhängig virtuelle Teams. Die Mitarbeiter profitieren gegenseitig von ihrem Wissen und ihrer Kreativität.

Ein verantwortlicher Experte moderiert die Foren seines Themenbereiches, validiert und ergänzt gegebenenfalls Diskussionsergebnisse. Als neue Inhalte fügt er sie dem System hinzu. So wächst ein dynamisches Wissensnetzwerk heran, das gleichermaßen Resultat und Basis einer intensiven Zusammenarbeit und optimierten Kommunikation im Unternehmen ist.

Eine Wissenslandkarte des Unternehmens entsteht. Die individuellen Qualifikationsprofile der Mitarbeiter ermittelt das System automatisch durch die Beiträge der Mitarbeiter zu Dialogforen und ihrer Beteiligung an Projekten. Die Verknüpfung von Wissensgebieten mit diesen Profilen erleichtert das Auffinden von Ansprechpartnern im Unternehmen. Verborgene Kompetenzen der Mitarbeiter werden erkannt. Ein eventueller Wissensbedarf wird ebenfalls konkret offengelegt. Ergänzt wird dies durch eine differenzierte Bewertung der Wissensbeiträge. Statistisch aufbereitet erscheinen diese zum Beispiel in der Suche und geben damit Hinweise auf Qualität und Relevanz der gefundenen Inhalte.

Akzeptanz durch die Mitarbeiter

Die Übersichtlichkeit und Bedienungsfreundlichkeit eines solchen Wissensportals führen zu einer raschen Akzeptanz bei den Mitarbeitern und sorgen dafür, dass das System seine Vorteile im betrieblichen Alltag unmittelbar entfalten kann. Der Zugriff auf das System über einfache Webbrowser erfordert keinerlei Spezialkenntnisse, so dass sich zeitraubende Schulungen erübrigen. Informationen können mittels Office-Software leicht erstellt und publiziert werden.