E-Mail-Programme

E-Mail-Programm einrichten

Bevor Sie mit einem E-Mail-Programm Mails versenden und empfangen können, müssen Sie dieses konfigurieren. Hierfür bieten die entsprechenden E-Mail-Programme wie Microsoft Outlook, Windows Mail und Mozilla Thunderbird Assistenten, welche Schritt für Schritt die notwendigen Informationen abfragen. Die Konfigurationsdaten erhalten Sie von Ihrem Provider und umfassen:

  • die E-Mail-Adresse,
  • den Posteingangsserver (POP3),
  • den Postausgangsserver (SMTP),
  • den Benutzername und
  • das Kennwort.

E-Mail schreiben und senden

Eine E-Mail besteht aus zwei Teilen, dem E-Mail-Kopf (Header) und der eigentlichen Nachricht.

Im Header werden zunächst verschiedene Empfänger der Mail eingetragen.

  • An: E-Mail-Adresse des Empfängers
  • Cc: Steht für Carbon Copy. An diese E-Mail-Adresse wird ein “Durchschlag” geschickt. Der Empfänger erkennt die Mail als Kopie und sieht auch, wer das Original erhalten hat. Er nimmt in der Regel die Mail zur Kenntnis, ohne sich direkt angesprochen zu fühlen oder aktiv zu werden.
  • Bcc: Steht für Blind Carbon Copy. An diese Adresse wird eine Blindkopie geschickt. Empfänger und Kopie-Empfänger können nicht sehen, wer eine Blindkopie erhalten hat. Der Empfänger der Blindkopie kann aber sehen, wer das Original und die Kopie erhalten hat.

In die Zeile Betreff: wird dann eine kurze Inhaltsangabe eingetragen. Diese sollte kurz und präzise sein und tatsächlich auch etwas mit dem Inhalt zu tun haben. Denken Sie dabei an Empfänger, die am Tag einige hundert Mails empfangen, und über den Betreff eine Vorauswahl treffen. Nicht dass Ihre Mail aufgrund eines fehlenden Betreffs im elektronischen Mülleimer landet.

Unter Angefügt: können Sie Dateien von Ihrem Rechner mit versenden. Beachten Sie aber dabei, dass aus Sicherheitsgründen bestimmte Dateitypen, die schädlichen Code beinhalten können, davon ausgeschlossen sind.

Haben Sie Ihre E-Mail fertig geschrieben, klicken Sie auf Senden. Dadurch gelangt die Mail in den Postausgang Ihres E-Mail-Programms.

neue Mail

E-Mail empfangen

Klicken Sie auf den Button Senden/Empfangen, wird eine Verbindung zu Ihrem Provider hergestellt, falls noch keine besteht. Nach erfolgter Authentifizierung werden alle E-Mails im Postausgang Ihres E-Mail-Programms an den Postausgangsserver Ihres Providers geschickt und alle auf Ihrem Posteingangsserver angekommenen E-Mails in den Posteingang Ihres E-Mail-Programms übertragen. Sie können Ihr E-Mail-Programm so einstellen, dass dieses im Anschluss automatisch die Verbindung wieder trennt. So können Sie Ihre Post in aller Ruhe offline bearbeiten, um Kosten zu sparen.

Sollten Sie allerdings einen Flatrate-Anschluss haben wie z.B. einen DSL-Zugang, sollten Sie Ihr E-Mail-Programm nicht so konfigurieren. Bei einer ständigen Internet-Verbindung werden fertige E-Mails sofort versendet. Ihr Posteingang wird dann zyklisch auf neu eingegangene E-Mails überprüft. Diese werden dann sofort heruntergeladen.

Outlook

Auf eine empfangene E-Mail können Sie

  • Antworten: Dabei wird der Text des Absenders im Antwortschreiben mit eingefügt. Jede Textzeile ist je nach E-Mail-Client dann mit dem Zeichen ‘>’ markiert, eingerückt oder in einer anderen Farbe dargestellt. Darüber schreiben Sie Ihre Antwort und senden die Mail zurück.
  • Allen antworten: Hier erhalten der Absender und alle auf dem Verteiler stehenden Personen Ihre Antwort. Ebenso können Sie diese
  • Weiterleiten: Sie können die Mail weiterleiten, wenn Sie andere von deren Inhalt unterrichten möchten.
  • Löschen: Haben Sie keine weitere Verwendung für die empfangene Mail oder haben Sie mal wieder nur Werbung erhalten, dann löschen Sie diese.

Mit Ihrem E-Mail-Programm können Sie elektronische Post nicht nur senden und empfangen, sondern auch verwalten. Standardmäßig werden hierzu in der Regel folgende Ordner angelegt:

  • Posteingang,
  • Postausgang,
  • Junk-E-Mail,
  • Gesendete Objekte und
  • Gelöschte Objekte.

Natürlich können Sie auch eigene Ordner und Unterordner zur Verwaltung Ihrer E-Mails einrichten. Professionelle Programme wie z.B. Microsoft Outlook können darüber hinaus Ihre E-Mails auch automatisch archivieren. Nutzen Sie solche Programme, um verschiedene Sicherungskonzepte für wichtige E-Mails zu realisieren.